基础档案工作与现代化管理
                                     龙潭区档案局         尹玉荣


     利用是档案管理的最终目的，基础是实现利用的柱石，这就是说，没有良好的基础工作。档案的现代化管理是无法或很难实现的。
     一、档案基础工作的内容
     档案管理的基础工作内容很多，但主要是建档管理、案卷组织和技术整理，保管单位的登记、编号及馆藏组织以及档案的登记、编号及馆藏组织以及档案的著录和标引等。案卷组织和技术整理，又直接影响档案内容信息的结构和组织，也就是知识的有序性，并将最科影响着档案的可利用性。档案的登记编号以及馆藏组织，从总体上说，是解决档案的有序性排列和管理问题。不难想象，在上万件档案里找其中的一件，如果它的排列是无序的，那就象大海捞针一样困难。由此可知，档案基础工作的重要地位。
     二、基础工作对现代化管理的影响
     据了解，有的单位购置了目前看来最先进的设备，计算机应用软件的设计也通过了部委级鉴定，报批了较高等级的技术奖，但实际上该套设备并没有正常运转。究其原因，不是设备和技术问题,而是各个环节的基础工作较差。档案文件编制不标准，案卷组织混乱，必然严重影响着档案的著录、标引工作； 档案的著录、标引工作混乱，即使使用先进的计算机和智能化软件也是无济于事的。另一方面，如果计算机检索系统可以应用，但是馆藏组织混乱，就是检索到档案，仍然无法很快地找到，甚至无法找到。由此可知，档案基础工作对现代化管理的影响有多么大。
档案现代化管理，应建立在科学管理的工作基础之上。我国邮电系统多年来一直提供和积极实现信件分检的自动化，这一举找从设备和技术上都应该说达到了成熟的地步。但信封的标准化，书写的标准化实现不了，自动分检工作就难以实现。档案的现代化管理也是如此，如果基础工作很差，从根本上说，就失去了现代化管理的条件。所以，我们实现档案管理的现代化，首先应是做好档案管理的基础管理工作，强调实现标准化管理。
     三、实现现代化管理要狠抓基础工作
     一个单位档案管理的基础工作做好了，现代化管理的起步和发展就较容易；如果基础工作差，就必须花费加倍的力气，进行基础工作的补课。有些工作是可以弥补的，如档案的技术管理、档案的登记编号和馆藏组织等中间性基础工作。如果归档文件不伍，或丢失、损坏、质量差、错误百出。这些工作就是花费再多时间，有些也是难以弥补的。所以，我们必须看到，档案的基础工作既是档案利用工作的基础，又是实现现代化管理的基础。