夏茉

做好新形势下的档案信息资源开发利用

龙潭区档案局夏茉

     在知识经济浪潮中，如何认清形势，把握机遇，发挥自身优势，拓展服务功能，多层次、多渠道地开发馆藏档案信息资源，是摆在我们档案工作者面前的首要任务。
档案馆档案信息资源开发利用的程度如何，是其服务质量、服务能力与服务水平的直接体现，更是其整体工作水平高低的直接反映。多年来，一些档案馆一直未能走出重实体管理，轻开发利用的怪圈，致使大多数档案信息资源的开发利用仍处于一种低水平徘徊状态中，笔者认为，加强档案信息资源的开发利用，必须做好以下几方面的工作。
     一、丰富和优化馆藏
     长期以来，馆藏结构单一一直是制约档案信息资源开发利用的一个致命障碍。因而，丰富和优化馆藏是档案馆建设的根本，也是开发利用档案信息的基础，是满足社会各方面利用的前提条件。
为改变馆藏档案门类单一的现象，我们主动了解领导决策及市场经济发展的需要，根据社会各方面特别是领导决策工作的需要，积极拓宽档案信息资源。首先，扩大接收范围，缩短档案形成到移交进馆时间。由原来只接收一级单位延伸到接收二级单位，有的全宗我们已接收到1995年；并拓宽接收档案的内容和成份，凡在全区重大活动中直接形成的反映本地区历史面貌、地方特色、时代特色、反映本系统、本行业特色，具有查考利用价值的各种门类和载体，都划为接收范围，由原来只接收文书档案扩展到接收各类专门专业档案，截止目前，我们已先后接收了婚姻登记、会计、统计、计量、艺术、名人、烈士、死亡干部、地名、勘界、科技、工农业普查等专门专业档案十五种。总之，凡属本区反映工农业经济发展，科学技术研究、国计民生等方面的不同层次、不同类别、不同载体的档案均已接收进馆。现在我们即将征集百万元大户、反映本区特色的资料、照片等进馆，继续完善名人档案征集工作。并加大了征集档案资料工作的力度，几年来，我们通过下发征集通知、宣传单、面向社会走访等形式征集档案资料500余件，增加了档案馆的经济、科技档案含量，为开发档案信息资源，更好的提供利用奠定了基础。
    二、以编研促进档案信息资源的开发利用
     编研是档案馆揭示馆藏，提高档案信息资源开发利用水平的有效途径。在编研过程中，我们一是打破常规思维，树立经济意识，着眼于经济，服从大局，使编研工作逐步转向经济工作主战场。我们先后编写了《龙潭区经济工作政策汇编》、《龙潭区乡镇发展情况介绍》、《龙潭区集贸市场简介》等。二是围绕中心工作开展编研，适时地为本区经济建设和社会发展服务。近年来，我们改变了以往编研方式，变被动服务为主动服务，变以基础性汇编为主为以深层次加工为主。去年，为配合我区招商引资工作，我们编写了《招商引资指南》，并走出馆门，调查了解，编写了《龙潭区海内外名人录》，为促进经济开发区建设，我们又编写了《龙潭开发区简介》、《龙潭区主要产品介绍》等。三是改变编研方式。过去我们编研工作都是以自编为主，由于馆藏资料有限，所以编出的材料涉及面窄。去年，我们联合其他几个部门，共同编写了《龙潭区城市建设大事记》、《龙潭区烟尘控制区介绍》、《龙潭区土地管理文件汇编》以及民政、司法、妇联、法院、检察院等工作简介，扩大了社会影响，协调了档案馆与其他部门的联系。
     三、利用效果信息的收集不可忽略
     档案和档案工作的根本目的在于利用，档案管理人员首先要树立主动服务意识，主动了解领导决策及市场经济发展的需求，根据社会各方面特别是领导决策工作需要，积极开发拓展档案利用渠道。
笔者认为，档案的价值有两种：一种是真实地记录了历史，记载着历史发展的轨迹，这种价值在它形成的过程中就实现了。另一种是它为后人提供利用潜在价值。这种潜在的价值要通过人的主观能动性去进行加工整理开发。就档案的利用工作而言，除积极向社会提供档案利用外，也要从查档用户的满意程度及档案被利用后所产生的效果来了解和认识提供档案服务的价值，分析研究社会对档案需求的走向，这就需要通过档案利用效果的收集和整理来实现。从1984年到现在，我们一直注重收集档案利用效果，并把这些事例汇编成册，下发到各部门及领导手中，并在纪念《档案法》颁布五周年、十周年之际，把这些典型事例利用板报、图片形式走上街头进行宣传，例如：《一纸合同救治一个厂》、《一张协议挽回十万元损失》、《一份批复得赔偿》、《一纸档案落实政策》等，这些生动的事例都很吸引人，在社会上引起一定反响，通过宣传增强了社会成员的档案意识、档案法制意识及档案的利用意识，使档案进入社会公众之中。
    其次，要用市场经济的思路，开发利用档案资源，为现实服务。我们改变了过去看堆守摊的状况，走出库房了解需求。前年，我区房屋开发公司进行遵义路改造，针对这种情况，我们及时提供了一些原始资料，使改造工程缩短了工期。
     另外，做好档案利用效果信息的收集和反馈，也很重要。这样做有利于掌握利用工作主动权，变被动服务为主动服务，这也是提高利用服务水平，拓宽档案利用渠道的重要补充条件。我们的做法是：凡是利用本馆档案，取得经济效益或社会效益的，均向本馆进行信息反馈，如：吉林造纸厂与区综合化工厂有过一纸合同，每年为该厂解决120吨松节油，随着各方人员更换，造纸厂不再给该厂供应松节油。1997年6月，综合化工厂同志来到区档案馆，经查找2－29－34号卷，查到了这份合同，于是他们拿着合同找到了造纸厂，造纸厂只得继续履行合同，这样每年可为该厂创造60多万元经济效益。区综合化工厂的同志及时将这一信息反馈给区档案馆，并送来一封热情洋益的感谢信。
     我们通过档案利用效果信息的收集和反馈，进行认真的总结和综合分析，不仅可以了解档案对社会的使用价值，了解和掌握档案利用的特点和规律，同时还可以收集了解利用者对档案工作的意见和建议，了解社会需求，及时改进利用工作，提高工作效率，更好地为利用者服务。